В целях производственной необходимости прошу. Использование формулировки "в связи с производственной необходимостью". Докладная об отсутствии на рабочем месте

Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.

ФАЙЛЫ

Функции служебной записки

Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.

Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.

Образец служебной записки

Руководителю отдела кадров Кольцову А.В.

От главбуха Ивановой Д.Д.

Служебная записка

О потребности в приеме на работу нового сотрудника

За последние 3 месяца в отделе бухгалтерии наблюдается резкое увеличение объема работы. Связано это с расширением производства. В частности, был введен полиграфический цех. Это привело к перегруженности специалистов. Перегруженность негативно отражается на качестве учета.

В связи с этим прошу принять на работу нового бухгалтера. Полагаю, что это ускорит ведение учета, уменьшит количество ошибок.

Главбух Иванова Д.Д. (подпись)

Под производственной необходимостью принято понимать выполнение срочных работ, необходимых для устранения каких-либо проблем на предприятии, которые препятствуют его нормальной работе. Наиболее часто данное понятие работодатели употребляют в двух случаях: при вызове работника из отпуска и в случае, когда работника необходимо временно перевести на другую работу. Давайте разберемся по порядку.

Вызов работника из отпуска по производственной необходимости

Конкретный перечень случаев, в которых работника можно раньше времени вызвать из ежегодного отпуска, а также причины, по которым это можно сделать, законодательством не определены. В качестве такой причины может быть названа любая производственная необходимость, то есть работодателю крайне требуется присутствие работника на рабочем месте в определенное время.

Определенный перечень ситуаций, в которых в случае производственной необходимости работодатель имеет право раньше положенного времени вызвать работника из отпуска, можно зафиксировать в локальных нормативных актах, к примеру, в правилах трудового распорядка.

Работодателям необходимо помнить: нельзя просто вызвать работника из отпуска и лишить его отдыха. Отзыв работника из отпуска возможен только с его согласия, неважно по какой причине, в том числе и по производственной необходимости (Трудовой кодекс РФ).

Оформить отзыв сотрудника из отпуска можно в следующем порядке:

• обосновать причину отзыва из отпуска. Для этого лицо, которое является инициатором вызова работника из отпуска, например, руководитель, может составить служебную записку;
• работник должен быть согласен выйти на работу. Лучше, если согласие будет оформлено письменно;
• работодатель издает приказ о вызове из отпуска - приказ обязательно должен быть подписан работником.

Унифицированная форма такого приказа о производственной необходимости отзыва из отпуска не утверждена, поэтому приказ следует составить в свободной форме. Затем следует зафиксировать изменения в графике отпусков и отметить факт вызова работника из отпуска в его личной карточке .

По производственной необходимости (Трудовой кодекс, статья 125) нельзя лишить отпуска определенные категории работников. К такому персоналу относятся работники, не являющиеся совершеннолетними (моложе 18 лет), беременные женщины и работники, которые заняты на работах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.

Перевод на другую должность в целях производственной необходимости

Часто понятие «производственная необходимость» работодатели употребляют, когда работнику необходимо заменить одного из своих коллег или по какой-либо иной причине работодателю необходимо перевести работника на другую работу. Однако стоит заметить, что при переводе работника на другую работу термин «производственная необходимость» в Трудовом кодексе отсутствует. В 2017 году в этом плане изменений нет.

Работодатель может перевести работника на другую работу, не получая согласия с его стороны. Однако период времени, на который это можно сделать, является весьма коротким - не более одного месяца. Также причины, которыми можно обосновать данный перевод, весьма ограничены:

• чрезвычайная ситуация на производстве: пожар, наводнение, землетрясение и др;
• простой производства (временное приостановление производства по разным причинам);
• необходимость предотвратить уничтожение или порчу имущества, принадлежащего компании либо заменить временно отсутствующего сотрудника, если она вызвана чрезвычайными обстоятельствами.

В последнем случае, то есть, если для предотвращения уничтожения или порчи собственности компании или для того, чтобы заменить работника, который временно отсутствует, требуется перевести сотрудника на работу более низкой квалификации, то несмотря на то, что у вас острая производственная необходимость ТК РФ требует получить письменное подтверждение согласия работника на перевод, а затем издать приказ о временном переводе работника.

Кроме того, есть варианты, при которых работника можно перевести на другую работу на более длинный срок – до 12 месяцев, но также только с его письменного согласия. Если работодатель осуществляет данный перевод для того, чтобы заменить временно отсутствующего работника, перевод можно осуществить на весь период, пока этот работник не выйдет на работу.

Приказ в связи с производственной необходимостью: образец

ООО «Людмила»

Приказ

г. Москва

Об отзыве работника из отпуска

В связи с необходимостью срочного отбытия в командировку для участия в конференции в г. Иркутске (срок командировки – 10 дней; с 12 марта по 22 марта 2017 года)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска начальника отдела маркетинга Олейник Н.В. с 12 марта 2017 года;
2. Предоставить Олейник Н.В. оставшуюся часть ежегодного отпуска (10 календарных дней) в удобное для работника время в течение текущего календарного года;
3. Главному бухгалтеру Петровой Р.В. произвести перерасчет отпускных и зачесть переплату в счет заработной платы за март 2017 года;
4. Начальнику отдела кадров Волниной Д.В. внести необходимые изменения в график отпусков №1 от 15 декабря 2016 года и табель учета рабочего времени за март 2017 года;
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волнину Д.В.

Основание: приглашение на XI Международную конференцию «IT в ритейле», уведомление об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска с письменным согласием Олейник Н.В. от 07.03.2017 г.

Служебная записка - это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. П исьменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей ». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Можно ли в приказах и локальных нормативных актах учреждения использовать формулировку "в связи с производственной необходимостью"?

Ответ

Наша жизнь не стоит на месте, и иногда в процессе трудовой деятельности случаются непредвиденные чрезвычайные ситуации. Если в этот момент времени вы находитесь на заслуженном отдыхе, то вы должны знать, что работодатель имеет полное право отозвать вас из отпуска. Такая ситуация называется производственной необходимостью. Трудовой кодекс РФ 2017 года закрепляет это право в статье 722.

Что гласит статья 722?

Согласно статье, работодатель вправе переводить своих работников на срок до одного месяца на работы, которые не оговорены в заключенных между ними трудовых договорах. Согласие трудящихся тоже не обязательно. Письменное согласие требуется в том случае, если работника переводят на работу более низкой квалификации, чем у него имеется. Перевод в случае производственной необходимости происходит в следующих случаях:

1. Катастрофы, вызванные природными или техногенными причинами.

2. Пожары.

3. Землетрясения.

5. Эпидемии.

Словом, во всех тех ситуациях, которые ставят под угрозу здоровье и жизнь населения.

Во время указанных случаев все силы трудящихся будут направлены на устранение причин негативных влияний. Работники должны будут устранять причины простоя производства либо замещать других работников, отсутствие которых вызвано вышеуказанными факторами.

Следует отметить, что при изменении графика в связи с производственной необходимостью согласие работника на это не требуется. Конечно, если это изменение связано с возникновением внештатных ситуаций.

Какие виды производственной необходимости можно выделить?

Очень часто слова «производственная необходимость» работодатели произносят во всех случаях, в которых они желают видеть трудящегося на работе в периоды его отпуска или после окончания рабочего времени. Тем не менее законодательство Российской Федерации закрепляет за этим понятием следующие основания:

1. Катастрофы и чрезвычайные ситуации гражданского и военного характера.

2. Техногенные и природные катастрофы.

3. Непредвиденный простой производства (причины могут быть разнообразными).

4. Замена работника, отсутствие которого произошло по причине чрезвычайного характера.

5. Восстановление испорченного имущества, принадлежащего организации.

В случае замены отсутствующего работника возможен перевод не только на срок до одного месяца, но и на весь период его отсутствия.

В каких случаях работодатели не могут вызвать подчиненных из отпуска?

Нельзя заставить работника выйти на работу по закрепленной (с изменениями 2017) Трудовым кодексом РФ производственной необходимости, если выполнение новых обязанностей невозможно по состоянию здоровья подчиненного. Также невозможно в течение одного календарного года привлекать к новым работам трудящихся на срок более одного месяца. Вы можете быть вызваны из отпуска неоднократно, но только в том случае, если месячный срок в период этих вызовов не истек.

Решением российского Верховного суда № 2 от 17.03.2004 года установлено, что письменный отказ работника от выхода из отпуска не будет являться дисциплинарным проступком, и наказывать работника за это руководство не имеет права.

Сверхурочная работа. Что говорит о ней Трудовой кодекс?

Ст. 99 ТК РФ закреплено, что работодатель может проявить инициативу оставить трудящегося на работе сверх продолжительности его рабочего времени, если необходимо закончить уже начатую работу. При этом это должны быть не просто рабочие моменты, а если вследствие неоконченного рабочего процесса могут возникнуть условия, приводящие к порче и гибели производственного имущества, а также условия, способные привести к потере жизни или здоровья человеком.

Как гласит ст. 99 ТК РФ, с согласия работника, оформленного письменно, руководитель может оставить его сверхурочно, если:

1. Необходимо провести временные ремонтные работы оборудования организации. При этом если его неполадки приводят к лишению условий труда большого количества работников.
2. Существует необходимость заменить не явившегося на работу сменщика, особенно если перерывы в работе недопустимы.
3. Без согласия трудящиеся привлекаются к работам по следующим причинам:

• для осуществления работ, направленных на устранение причин аварий, катастроф и других последствий чрезвычайных ситуаций;
• во время введения мобилизации;
• для устранения последствий стихийных бедствий, вызванных природными и техногенными воздействиями.

Каждый трудящийся может привлекаться к сверхурочным работам не более четырех часов в день и 120 часов в год. Следить за указанными нормами обязан работодатель.

Кого запрещено привлекать к сверхурочной работе?

Законодательство Российской Федерации закрепило такие привилегии за следующими гражданами:

1. Беременные.
2. Граждане России, не достигшие совершеннолетия (18 лет).

С письменного согласия могут привлекаться инвалиды, женщины, имеющие на иждивении детей до трех лет, конечно, если они не имеют противопоказаний по состоянию здоровья. Кроме того, указанные лица в любой момент могут отказаться от выполнения данных обязанностей.

Процедура отзыва работника из отпуска

Отзыв из очередного отпуска по производственной необходимости - процедура непростая. Иногда одного слова «производственная необходимость» недостаточно в приказе, у проверяющих организаций могут возникнуть вопросы по этому поводу.

Кроме того, одним приказом не обойдешься. Самым сложным будет найти трудящегося, находящегося в отпуске. Зачастую люди предпочитают проводить отдых в гостях у родственников или родителей, проживающих в других городах и населенных пунктах, а некоторые любят «понежиться» в теплых странах за пределами своей страны. При этом уведомлять начальство о своих планах никто не обязан, законодательством по трудовым отношениям это не закреплено. Но не исключено, что данные положения будут закреплены работодателем внутренними актами организации. При этом данные приказы и распоряжения носят для работников рекомендательный характер, и работники кадровой службы для своей информированности могут попросить данные о местонахождении сотрудников, уходящих в отпуск.

Перед вызовом отпускника пишется служебная записка, а после сообщения трудящемуся о досрочном возвращении его на рабочее место необходимо дождаться его письменного согласия на это. И уже после этого руководитель имеет право издать приказ с указанием причин вызова. Виды производственной необходимости без согласия работника закреплены в статье 722.

Что представляет собой служебная записка?

В записке описываются все моменты произошедшей непредвиденной ситуации и указываются причины вызова сотрудника на работу. Текст записки оформляется в произвольной форме. Образец может быть таким:

В связи с произошедшими изменениями в налаженной работе трудового коллектива (болезнью экскаваторщика Иванова Владимира Ивановича) предлагаю вызвать из очередного оплачиваемого отпуска гражданина Петрова Николая Анатольевича для недопущения остановки производственного процесса на период до полного выздоровления гражданина Иванова В.И.

Оформляет записку начальник бригады или участка, где работает отпускник. Он передает ее на резолюцию непосредственному руководителю производства. Тот в свою очередь может отказать, согласиться или внести свои изменения в текст записки, например, вызвать из отпуска другого гражданина, если таковой имеется.

Уведомление отпускника о вызове

О возникших трудностях можно сообщить работнику, позвонив ему, но лучше всего оформить вызов официальным письмом, где подробно указать причину закрепленной Трудовым кодексом РФ производственной необходимости. В 2017 году изменений в этом плане не происходило. Во избежание дальнейших конфликтов гражданину стоит разъяснить его права по поводу отказа от предложения.

Как правильно отозвать трудящегося из отпуска?

Для того чтобы в дальнейшем избежать проблем с проверяющими организациями по трудовой деятельности, в приказе необходимо отразить следующую информацию:

1. Если работник планирует после отзыва выйти на работу, то необходимо указать данную дату, если он собирается отдыхать дальше, то указывают продолжительность отзыва.
2. При незаконченном отпуске указывается способ использования оставшихся дней.
3. Данные о перерасчете отпускных и заработной платы.

Отзыв из отпуска в связи с рабочими процессами

Иногда сотрудник необходим для подписания важных документов или сбора определенной информации. Такие моменты не закреплены законодательно. Поэтому указанные случаи оговариваются между работодателем и трудящимся на договорной основе.

Как распорядиться оставшимися отпускными днями?

Потратить оставшиеся дни можно несколькими способами:

1. Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью. Использовать свободные дни в следующем году или потратить их в течение этого календарного года.
2. Взять закрепленную законодательно денежную компенсацию.

Как производится перерасчет отпускных при возвращении трудящегося на работу?

Эти проблемы лягут на работников бухгалтерии. Ведь расчет отпускных и расчет по заработной плате производятся по-разному. Это разные способы начисления, отчетности и учет при налогообложении.

Иногда за испорченный отпуск работнику выплачивается разовое денежное поощрение, что хоть и немного, но греет ему душу.

Немного слов в заключение

Всегда хочется, чтобы отношения в рабочем коллективе и с начальством были на высоте. Гармония и взаимопонимание приносят хороший вклад в общее дело. Тем не менее пользоваться российским законодательством необходимо. Закрепленное понятие (как ранее, так и с изменениями 2017) Трудовым кодексом РФ "производственная необходимость" всегда поможет руководителю воспользоваться данным правом для решения неотложных рабочих проблем, а подчиненному знать свои права во время заслуженного отдыха.